Liebe Leser,
Änderungen sind selten beliebt, und als das Wachstumschancengesetz angekündigt wurde, sahen viele darin zunächst keine “Chance”, sondern vor allem Mehraufwand. Da mich meine Mandanten immer wieder auf das Thema E-Rechnung ansprechen, möchte ich heute genauer darauf eingehen.
Nachfolgend habe ich die wichtigsten Fragen rund um die E-Rechnung zusammengestellt und versucht, die Antworten möglichst prägnant zu halten.
1. Frage: In welchen Fällen ist ab 01.01.2025 die Abrechnung als E-Rechnung erforderlich?
Antwort: Die E-Rechnung wird ab diesem Datum der Abrechnungsstandard im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B).
Von der Verpflichtung zur E-Rechnung ausgenommen sind:
- Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € Brutto, § 33 UStDV)
- Dauerrechnungen (z. B. für Mietverträge) – hier ist nur für die erste Teilleistung eine E-Rechnung erforderlich.
2. Frage: Wie kann ich die Übergangsregelung nutzen?
Antwort: Übergangsregelungen schaffen etwas Spielraum bei der Umsetzung:
- Rechnungen, die kein strukturiertes Format haben (z. B. PDF per Mail oder Papier), gelten zunächst als sonstige Rechnungen.
- Die Verwendung von Papier- oder PDF-Rechnungen ist bis zum 31.12.2026 möglich.
- Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 € ist die Papierform sogar bis zum 31.12.2027 zulässig.
Dennoch ist es ratsam, sich frühzeitig mit der Umstellung auf strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD vertraut zu machen, da diese langfristig verpflichtend sind.
3. Frage: Darf ich Rechnungen weiterhin als PDF per E-Mail versenden?
Antwort: Ja, unter bestimmten Voraussetzungen. Wenn Sie Rechnungen als PDF an Ihre Kunden schicken möchten, benötigen Sie dafür die ausdrückliche oder stillschweigende Zustimmung des Empfängers.
Die Zustimmung kann auf verschiedene Weise erfolgen:
- Indirekt durch Nutzung der E-Mail-Adresse: Wenn Ihr Kunde im Geschäftsverkehr regelmäßig eine E-Mail-Adresse verwendet, kann die Zustimmung unterstellt werden.
- Stillschweigend: Wenn Rechnungen bereits ohne Widerspruch per E-Mail übermittelt wurden, gilt dies als Zustimmung.
- Explizit in den AGB: Der sicherste Weg ist, in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) einen Passus einzufügen, der regelt, dass Rechnungen elektronisch übermittelt werden.
Praxisbeispiel: Wenn Sie einen Online-Shop betreiben, können Sie in den AGB darauf hinweisen, dass Rechnungen nur elektronisch verschickt werden. Kunden, die den AGB zustimmen, erklären damit automatisch ihr Einverständnis.
4. Praxis-Tipp: Wie bereite ich mich optimal auf die E-Rechnung vor?
Um die Umstellung reibungslos zu gestalten, empfiehlt es sich, bereits jetzt die nötigen Maßnahmen zu treffen:
- AGB anpassen: Ergänzen Sie einen Passus zur elektronischen Rechnungsstellung, um sich rechtlich abzusichern.
- Software prüfen: Viele Buchhaltungsprogramme bieten inzwischen Unterstützung für E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format (z. B. XRechnung).
- Kommunikation mit Kunden: Informieren Sie Ihre Kunden frühzeitig über die Umstellung und holen Sie bei Bedarf die Zustimmung ein.
Zusammenfassung:
Die Einführung der E-Rechnung mag auf den ersten Blick nach Aufwand klingen, bietet jedoch zahlreiche Vorteile: Sie beschleunigt den Rechnungsversand, reduziert den Papierverbrauch und erleichtert die Archivierung. Mit der richtigen Vorbereitung und klarer Kommunikation können Sie die gesetzlichen Anforderungen problemlos erfüllen – und von einer effizienteren Rechnungsabwicklung profitieren.
Falls Sie Unterstützung bei der Umstellung benötigen oder Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Herzliche Grüße,
Doktor FiBu